En la era actual, los datos son abundantes. Las organizaciones deben ser más cuidadosas con sus administración de datos técnicas para proteger la información confidencial del cliente y evitar problemas legales. Administración de datos implica desarrollar y mantener registros, actualizarlos con cualquier información nueva y garantizar que se mantenga la seguridad de los registros.
Para que un negocio funcione correctamente, aplicando la administración de datos adecuada las técnicas son esenciales. Además, esta actividad debe ser altamente precisa, rentable y realizarse con prontitud. La falta de administración de datos puede tener consecuencias costosas y un impacto permanente en la reputación de una empresa.
Es responsabilidad de todas las empresas tener un sólido administración de datos estrategia. A continuación se presentan algunas razones por las que administración de datos es crucial para el éxito de cualquier negocio.
Administración de datos hace que la información esté disponible para un acceso rápido de acuerdo con los requerimientos del negocio. También es importante para los procesos contables, como la auditoría, y otros procesos basados en estrategias, como la planeación de negocios.
Vivir en un entorno empresarial acelerado requiere que las empresas estén alertas y tengan datos al alcance de la mano. El fácil acceso a la información que administración de datos proporciona es esencial para cualquier tipo de negocio. Para cualquier negocio B2B o B2C, tener un historial de clientes anteriores a la mano es fundamental para brindar el mejor servicio al cliente, por ejemplo.
Por otro lado, cuanto más tiempo pase buscando registros perdidos y archivos extraviados, menos efectivo será. Y sabes que el tiempo es dinero. Por lo tanto, mantener todos sus registros organizados puede ayudar a que los procesos sean más suaves y rápidos.
Administración de datos crea un recurso para las organizaciones y las hace más conocedoras. También ahorra a las organizaciones el gasto de dinero en la contratación de recursos externos que son expertos en la materia.
La jerarquía DIKW puede ayudar a las organizaciones a generar conocimiento interno de manera más eficiente. A continuación se muestra un desglose de lo que puede hacer por una organización:
Datos: Esta es la base de toda la estructura y lo que una organización necesita tener para poder avanzar.
Información: En esto se convertirán los “datos” anteriores una vez que se le asigne su finalidad.
Conocimientos: lo que puede aprenderse realizando un análisis en profundidad de la información disponible.
Sabiduría: lo que sólo puede lograrse si el análisis realizado anteriormente es exitoso y se deriva una conclusión relevante.
Varios países ahora han hecho obligatorio que las empresas mantengan en orden todos sus documentos legales y financieros. Esta ley se está implementando tras los escándalos contables ocurridos en los siglos XX y XXI. La razón detrás de la mayoría de estos escándalos fueron documentos financieros y legales incompletos. Para evitar el enjuiciamiento, muchas empresas destruyeron todos los registros de la información de su empresa.
Esto llevó al gobierno a aprobar una ley que requiere que las empresas mantengan estos registros. También se realizan auditorías periódicas para garantizar que no se produzcan manipulaciones. Además, si una empresa está involucrada en un caso, debe retener estos documentos durante años hasta que se llegue a un juicio sólido. Administración de datos hace que sea más fácil mantener un control completo sobre todos los registros y almacenarlos de forma segura.
Como las tendencias tecnológicas cambian rápidamente , las empresas deben abrazar todo lo que se les presente. Con las cosas sucediendo tan rápido a nuestro alrededor, no hay razón para que las empresas se queden atrás y permanezcan obsoletas. Tener administración de datos y especialistas para mantener estos registros es crucial para que, cuando llegue el momento, la transferencia de datos pueda ser fluida.
Perder información en sistemas antiguos u obsoletos es lo último que desea para su negocio. Todos los datos almacenados en los registros de la empresa son necesarios para las operaciones diarias, administrar diferentes departamentos, realizar cálculos, auditorías, y más. Una empresa que no realiza un seguimiento de toda su información no podrá transferirla a nuevos sistemas.
Cada organización es impulsada por una base de datos de administración de relaciones con el cliente. Esta información conserva registros sobre personas que han estado asociadas con la compañía en el pasado. Además de administrar las interacciones con los clientes, esta base de datos también se utiliza para registrar y acceder a los datos de los clientes. Con la administración de datos, organizaciones puede utilizar estos datos para rastrear la relación que la empresa ha tenido con todos los compradores combinados y las preferencias que han compartido en el pasado.
Las métricas derivadas de esta base de datos ayudan a las empresas a obtener información sobre las elecciones de los clientes, ayudándoles a tomar decisiones de marketing mejor informadas en el futuro. Además, podría ofrecer beneficios de valor agregado a los clientes a largo plazo.
Por otro lado, también podrías apuntar a clientes que no han regresado y hacer ofertas a las que no pueden resistirse. Las organizaciones con una administración de datos de clientes bien desarrollada pueden proporcionar una mejor experiencia del cliente y son más eficientes cuando se trata de convertir clientes potenciales en compradores.
No se puede negar simplemente la importancia de los datos en el mundo de hoy. Además, como propietario de un negocio, es importante tener un poderoso administración de datos sistema que sea eficiente y rentable. Los datos mal administrados no son de utilidad para una empresa y pueden conducir a ineficiencias, pérdida de ingresos y sobreinversión de recursos simplemente porque requieren más personas para administrar el sistema.
Por lo tanto, crea un sistema de gestión que funcione para tu empresa y sea comprensible para tus empleados. Todos los nuevos empleados deben ser informados sobre el uso del sistema para evitar cualquier escollo.
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