Las organizaciones tienen una inmensa cantidad de opciones cuando se trata de elegir un sistema telefónico comercial. Todos los sistemas parecen tener las mejores funciones de telefonía así que seleccionar el ideal se convierte en una decisión difícil. ¿Cómo saber cuál es el más adecuado para tu organización? ¡En este artículo te ayudamos a resolver esta incógnita!
¿Qué es un sistema telefónico?
Un sistema telefónico es una plataforma que complementa las acciones del equipo de ventas y marketing de una empresa con llamadas comerciales. A través de él se puede establecer una comunicación directa y clara con los prospectos y clientes. Asimismo, es una herramienta que brinda muchos beneficios como incremento de productividad, mejor rendimiento, mayor cantidad de conversiones y cierres, entre otros.
Un sistema telefónico suele tener funciones tales como llamadas en grupo, grabación de llamadas, administración de extensiones, correo de voz, transferencia de llamadas, fila de llamadas, monitoreo, informes analíticos, entre otros. Lo que agiliza todas las tareas de los agentes y promueve el buen servicio. Pero, ¿cuál es el que mejor le conviene a tu negocio? A continuación te compartimos algunos criterios para seleccionar el ideal.
Pasos para elegir el mejor sistema telefónico para tu empresa
Analiza las tareas de tu equipo y el presupuesto con el que cuentan
Ninguna empresa querría gastar más de lo que su inversión en tecnología puede devolver, y eso implica considerar las necesidades actuales y futuras. Considera la manera en que tu equipo se comunica con los clientes, dónde y con qué frecuencia lo hacen, qué tipo de funciones requieren para desempeñar sus tareas, con qué presupuesto cuentan y cuánto es lo que se invierte durante la actividad comercial.
Por otro lado, es importante revisar el plan de costos de cada sistema telefónico con los jefes de área, así como tener en mente si hay que invertir un extra en actualizaciones, capacitación, soporte técnico, equipo físico y demás. Busca aquellas soluciones que te brinden un mejor pronóstico en cuanto al retorno de inversión y ve descartando aquellas que no se ajustan a tu presupuesto rentable.
Piensa en tu negocio a corto y largo plazo
Debes verificar si el sistema telefónico satisface las necesidades actuales y el crecimiento futuro de tu organización. No importa que tu negocio sea pequeño ahora, podrías ver un crecimiento espectacular y expandirte bastante en los próximos años.
Piensa que tu sistema telefónico debería poder adaptarse a cualquier escenario y que debería contar funciones de almacenamiento en la nube, y permitirte agregar y eliminar líneas fácilmente según tus requisitos. Existen algunos sistemas con planes en los que solo pagas por lo que necesitas. Haz pruebas, pregunta por las demostraciones gratuitas y no tengas miedo en tomarte un tiempo para comparar todas las opciones. ¡No todos los servicios telefónicos funcionan igual!
Busca que tenga soporte para dispositivos móviles
Algunas encuestas han encontrado que alrededor del 43% de los usuarios trabajan de forma remota en algún momento u otro. Tu sistema telefónico debe ser compatible con dispositivos móviles de todo tipo. Tus empleados pueden estar usando teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles para trabajar sobre la marcha. El sistema telefónico por lo tanto debe:
- Ofrecer aplicaciones para múltiples sistemas operativos móviles
- Trabajar con aplicaciones de terceros
- Garantizar que tus empleados estén siempre conectados, sin importar dónde se encuentren.
Verifica que sea fácil de usar
Existen muchos sistemas que no necesitan ningún tipo de entrenamiento o capacitación en absoluto. Así que tus empleados pueden comenzar a utilizarlo desde el primer día. Aunque debes recordar que el sistema más fácil de usar puede no ser el más adecuado para tu empresa. Esta solo es una característica que beneficia a tu equipo.
Las pruebas y demostraciones que involucran al personal que utilizará el sistema telefónico deben ser parte de tu proceso de selección. Reúne a tu equipo y hagan listas de pros y contras para tomar una buena decisión. Prueben diferentes sistemas por un período corto de hasta 30 días.
Investiga sobre la experiencia de compra y disponibilidad de soporte
Analiza detenidamente el historial y la experiencia de tus posibles proveedores. ¿Tienen un buen historial de apoyo? ¿Cuántas malas y buenas reseñas tienen? Si opera en una industria regulada, ¿cumple el sistema con algún requisito obligatorio?
Otra cosa que las empresas suelen pasar por alto es la atención al cliente. El distribuidor de sistema telefónico debe ser su socio comercial, no solo otro proveedor. Cuando tu sistema falla, ¿qué tanto tienes que esperar para obtener ayuda? Si el servicio telefónico se detiene, ¿qué tan rápido se puede recuperar? Todas estas son preguntas importantes.
Inclínate por la función de creación de informes y análisis
Las llamadas telefónicas son importantes en los negocios si se pueden transcribir en información conversacional útil en aplicaciones de CRM como Salesforce. El intercambio de datos entre el sistema de telefonía y tu CRM puede monitorearse en tiempo real e informarse para realizar un seguimiento del rendimiento general de la operación de un centro de llamadas. Vale la pena considerar el sistema telefónico con esta funcionalidad al seleccionar el sistema telefónico.
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