Conoce todo lo que tu reporte necesita
Honestamente nadie se siente entusiasmado al escuchar los términos “informe de datos” o “informe comercial”, sin embargo siempre han sido una pieza importante para toda empresa. Generalmente el término nos lleva a pensar en PDFs estáticos, diapositivas de PowerPoint y en tablas llenas de números. Lo más importante es que todos estos reportes se crean sin utilizar información en tiempo real y por lo tanto ninguno contaba con una gestión de datos adecuado.
Esta clase de reportes no tienen que ser tu opción cuando ya estás haciendo uso de los datos de tu empresa y menos cuando ya cuentas con un software de análisis como Tableau. Anteriormente te hemos compartido información para mejorar tus dashboards, pero si quieres utilizar mejor tu información y adaptarla a tus reportes, te lo explicaremos en este artículo, con 10 tips.
1. Define el tipo de su informe de datos
¿Sabías que existen distintos tipos de reportes? Conocer el tipo de reporte que debes generar te ayudará a establecer parámetros a los que pueda atenerte fácilmente. Estos son los tipos de informes de datos más comunes:
Informativo vs. analítico: Primero necesitas saber si debes proporcionar solo información objetiva. Los reportes informativos suelen ser de menor tamaño, la estructura escrita no es estricta y el único propósito es informar sobre los hechos sin agregar ningún análisis. Por otro lado, si proporcionas algún análisis, demuestra relaciones o recomendaciones porque eso será un informe analítico.
Recomendación o justificación: Presenta una idea y haz sugerencias; proporciona recomendaciones para cambios en los procedimientos comerciales y justifica cursos de acciones que tienen el objetivo de mejorar el rendimiento comercial.
Investigación: Ayuda a determinar los riesgos involucrados en un curso de acción específico. Aquí, los datos de informes se basan en documentar información específica de manera objetiva con el propósito de presentar suficiente información a tu audiencia y decidir los siguientes movimientos de la empresa.
Cumplimiento: muestra la responsabilidad al proporcionar información de cumplimiento, por ejemplo, a un órgano rector.
De viabilidad: Es un informe exploratorio para determinar si una idea funcionará.
Estudios de investigación: Presenta investigaciones en profundidad y conocimientos sobre un tema o problema específico.
Periódico: Mejora las políticas, productos o procesos a través de un monitoreo constante de intervalos fijos, como semanal, mensual, trimestral, etc.
De KPI: Monitorea y mide los indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar si las operaciones de la empresa ofrecen los resultados esperados.
Informe de Yardstick: Sopesa varias soluciones potenciales para una situación dada, en vez de dar dos o tres soluciones.
2. Conoce a tu público objetivo
Conocer a tu audiencia ayudará a determinar qué datos debes presentar, las recomendaciones que hace y cómo presenta los datos. Tu audiencia puede ser alta, media o gerencia de línea, otros departamentos de la compañía, compañeros de trabajo, el cliente, clientes potenciales, el gobierno u otra compañía en el mismo mercado.
Si un informe tiene un aspecto interno, las marcas como los colores, la fuente y el logotipo no son tan importantes. Si se trata de una presentación única en vivo, el formato para imprimir no es clave. Determine con anticipación si su audiencia necesita persuasión o educación. Si su audiencia está en el nivel C-suite o en el tablero, es posible que desee presentar principalmente datos de alto nivel con llamadas específicas y elementos de acción. Si el informe es de naturaleza más exploratoria, es posible que desee incluir datos más granulares y opciones para interactuar con los datos.
Después de reconocer las características del público meta mantendrás tus informes y datos enfocados e impactantes.
3. Ten un plan detallado y selecciona tus KPI
Vamos a repetirnos estas preguntas hasta que integremos los elementos realmente clave de nuestro informe: ¿Qué información necesita la gerencia para su toma de decisiones efectiva? ¿Qué datos y conocimientos requieren sus accionistas? Tienes que comprender que el alcance de los datos requeridos y piensa cómo querrás usarlos. Utiliza tantas fuentes de datos como sea posible. Pero no te vuelvas loco con los datos de forma que llenes todo con información innecesaria. Por supuesto, puede que tengas que adaptar el plan, pero un plan sólido es crucial. Permanecer centrado en su propósito enfocará tu trabajo, te ahorrará tiempo a largo plazo y mejorará los resultados de tus informes comerciales.
Al crear tu plan, es crucial seleccionar los KPI correctos. No necesitas docenas de métricas que respondan todas las preguntas comerciales a la vez, pero elige algunas que contarán una historia de datos completa. Dependiendo de tu departamento o industria, los informes variarán, ya que los KPI también serán distintos, pero elige los que te ayudarán a poner tus datos en el contexto adecuado.
4. Sé objetivo, cuando sea posible
Un buen informe de datos comerciales describe la situación pasada, presente o futura posible de una manera objetiva y neutral. Objetivo significa que el informe establece hechos, no una opinión. Mantén las opiniones mínimas. Ayuda a combinarlos en una sección, posiblemente titulada «Acciones sugeridas». Además, usar una voz pasiva en un informe ayudará a mantener el informe formal y objetivo. Por ejemplo:
Activo: “Los gerentes deben realizar cambios en su estilo de gestión”.
Pasiva: “Se deben realizar cambios en el estilo de gestión”.
Lee la segunda parte de este artículo para conocer otros tips y mejorar tus informes de datos: https://egosbi.com/parte-2-tips-informes/